Como órgão central do Sistema de Arquivos do Munícipio de São Paulo, de acordo com o decreto nº 57.783 de 13 de julho de 2017, fica instituído ao Arquivo Público Municipal, atuar como instância normativa nas áreas de gestão e preservação de documentos públicos, independente de sua forma ou formato, assim como promover a implementação da Política Municipal de Gestão Documental aos demais órgão setoriais.
O conceito de preservação digital não é novo e, assim como a sociedade da informação e o desenvolvimento tecnológico, segue a um ritmo acelerado de modificações e inovações na produção de informações. Neste sentido, cabe a promoção de políticas e normas que regulamentam o acesso a essas informações e a segurança da preservação de seus dados para sua visibilidade no futuro.
Em meados de 1980 a preservação e informações de arquivo eram armazenadas através da microfilmagem.
Micro é uma mídia analógica de armazenamento para livros, periódicos, documentos e desenhos. A sua forma mais padronizada é o uso do rolo de filme fotográfico de 35mm, preto e branco ou colorido.
Leitura de microfilmes
Microfilmes Armazenados
Processadora de Arquivamento
CDs Armazenados
Planetário
De acordo com decreto N°10.278 de 2020, a qual "regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais".
A normatização da implementação da Política de Gestão Documental prevê as ações de alteração de suporte de séries documentais para o formato digital refletindo a preservação de suas informações, sem prejuízo de sua integridade e autenticidade. Assim, como os processos eletrônicos e documentos nato-digitais "devem ser protegidos por meio de uso de métodos de segurança de acesso e de armazenamento em formato digital, a fim de garantir autenticidade, preservação e integridade dos dados". , conforme a implementação do sistema eletrônico de informações - SEI, na Prefeitura do Município de São Paulo, através do decreto nº 55.838 de 2015.
Retornando ao decreto de 2020, os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a audibilidade dos procedimentos realizados nos documentos, o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, a confidencialidade (se for necessário) e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Para garantir que todas as folhas/plantas do processo sejam efetivamente digitalizadas, é de extrema importância realizar a conferência do processo após a digitalização e a inserção de folhas/plantas faltantes.
O setor de qualidade analisa os dados obtidos através da digitalização, garantindo a integridade dos dados. A verificação se faz sobre a digitalização de todos os documentos, sua legibilidade e enquadramento, devendo manter as informações visíveis.
O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado digitalmente com certificado digital no padrão da ICP-Brasil (infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.