O Arquivo Municipal poderá aceitar a transferência mediante critérios estabelecidos pelo Art. 30 da Portaria nº01/CGDOC/2021.
Política Municipal de Gestão Documental - Normativos e Orientações
Manual de Introdução a Gestão Documental
A Portaria 01/CGDOC/2021 , estabelece procedimentos para a implementação da Política Municipal de Gestão Documental na Prefeitura do Município de São Paulo.
Organizar a produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento, em fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, de toda série documental no âmbito da Administração Pública em nossa cidade.
A Equipe de Gestão Documental – EDOC, reunida pela portaria 01/CGDOC/2021, é uma rede de parceiros e colaboradores que já atuavam de forma isolada como gestores de aspectos específicos da gestão documental, bem como administradores locais do SEI, pontos focais da Tabela de Temporalidade entre outros.
Cada equipe irá atuar como ponto focal em contato com o Órgão Central, o Arquivo Público Municipal Jornalista Paulo Roberto Dutra, do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (SAMSP), bem como disseminar a Política de Gestão Documental (PGDOC) para suas unidades, multiplicar conhecimentos e regramentos, gerenciando a implementação e o cumprimento das regras constantes na Portaria 01/CGDOC/2021.
Ao todo devem ser definidas 35 equipes. Dessas, 31 já foram formalizadas.
Lider da Equipe
Responsável do Órgão Setorial do SAMSP
Pontos Focais da Tabela de Temporalidade
Administrador local do SEI
Responsável pelo setor de Protocolo
O Arquivo Municipal poderá aceitar a transferência mediante critérios estabelecidos pelo Art. 30 da Portaria nº01/CGDOC/2021.
Em breve, será disponibilizado o cronograma de devolução de processos ao ARQUIP.
Ao findar-se o prazo da fase de guarda corrente, terá inicio a fase de guarda intermediária. O documento deverá ser encaminhado ao arquivo da unidade, no qual permanecerá até o término de guarda definido pela Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).
Sim, desde que o processo esteja em fase corrente, ou seja, ativo e que seu prazo de guarda constante em TTD publicada seja de até 16 anos.
Não. Processos físicos encerrados deverão permanecer no arquivo da unidade até o cumprimento do prazo de guarda constante na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD).