O arquivo público municipal é um órgão especificamente dedicado e responsável pelo conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados por órgãos públicos municipais no exercício de suas atividades, ou seja, pelos poderes Executivo e Legislativo, representados, respectivamente, pela prefeitura e pela câmara dos vereadores, em decorrência de suas funções administrativas e legislativas.

 O arquivo público municipal tem por finalidade implementar, avaliar e monitorar políticas públicas de gestão de documentos e informações, envolvendo importante conjunto de programas de gestão, tratamento técnico, transferência, recolhimento, preservação, disponibilização e divulgação de documentos e informações produzidos, recebidos e acumulados pelo poder público municipal, em qualquer suporte ou formato.

 Nesse sentido, o arquivo público municipal destaca-se como um órgão indispensável para o planejamento, controle, transparência, eficácia e efetividade da administração municipal, assegurando o cumprimento da Constituição Federal de 1988.

Serviços e Cidadania

No arquivo público municipal, o gestor público e os cidadãos poderão ter acesso a diversos tipos de serviço, como:

• Instrumento de gestão e transparência pública;
• Serviço de informações aos cidadãos;
• Serviços de pesquisa em Diário Oficial;
• Serviços de pesquisa histórica;
• Serviço de memória local;
• Serviços de ação cultural;
• Visita guiada;
• Emissão de certidões probatórias;
• Reprodução de documentos;

Dever e Responsabilidade

 O município que não tem um arquivo público institucionalizado em sua estrutura de 1991, obstaculizando e/ou inviabilizando a aplicabilidade das leis de Responsabilidade Fiscal – LRF (lei complementar 101/2000), da Transparência (lei complementar 131/2009) e da lei nº 12.527, de 2011 – Lei de Acesso à Informação, bem como evidencia a ausência de gestores públicos comprometidos com uma administração eficiente, eficaz e transparente dos documentos gerados e acumulados pelo poder público municipal.

 A inexistência de um programa de gestão de documentos e informações de forma integrada tem como consequência grave a perda, o extravio ou a destruição indiscriminada do patrimônio documental público, podendo acarretar danos irreparáveis à administração pública, ao direito fundamental dos cidadãos de acesso aos documentos públicos e às informações neles contidas, ao direito à história e à memória cultural do município e do país. A Lei de Arquivos determina, em seu art. 9º, que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, no âmbito do município, será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Desta forma, a ausência do arquivo público municipal, torna vulnerável a Administração, uma vez que a eliminação de documentos públicos municipais se faz em desrespeito à Lei federal de Arquivos.

 Portanto, a eliminação de documentos públicos, sem amparo legal e embasamento técnico, provoca o descarte de documentos de valor permanente ou histórico protegidos por lei, sujeitando o gestor público que a autoriza à responsabilidade penal, civil e administrativa. Outras informações sobre o Arquivo Público Municipal podem ser encontradas na cartilha Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais.

A Logomarca

 A identidade visual do Arquivo Público Municipal remonta a arquivos em uma estante, lembrando elementos protegidos por uma estrutura sob a vigilância do Arquivo. A ideia de solidez e retidão permeia a imagem, sendo símbolo de sua missão e compromisso.

 O nome do patrono finaliza a imagem, homenageando um personagem que dedicou sua carreira profissional à gestão de documentos. A marca também representa todos os servidores públicos engajados na prestação de um serviço público de qualidade.

Uma Homenagem

 Paulo Roberto Dutra foi servidor público da Prefeitura de São Paulo durante 40 anos, sempre na área de gestão de documentos.

 Iniciou sua carreira profissional em 1980 como estagiário, foi efetivado e assumiu posições até chegar à Coordenador Geral de Gestão Documental. Jornalista de formação, também foi responsável pela edição do Diário Oficial da Cidade de São Paulo.

 Sempre exercendo atividades de liderança, foi co-responsável pela implantação de sistemas informatizados de controle de documentos, pela transparência da Administração Municipal por meio do pioneiro serviço de informações sobre processos ao cidadão, além de ter capacitado mais de 80 mil servidores no manuseio e controle de processos.